L’ERP est le socle indispensable à la digitalisation de vos écoles. En effet, une solution taillée sur mesure pour un métier spécifique comme l’enseignement supérieur, couvrant de bout en bout les processus de gestion des écoles, sera toujours plus efficace qu’une constellation de solutions indépendantes interfacées. Aujourd’hui, l’ERP dans le cloud n‘est plus ce bloc monolithique et rigide que l’on a connu (voir notre article précédent) mais constitue réellement la pierre angulaire de votre transformation. L’IDC (*) nous rappelle que l’attractivité envers ce nouveau modèle d’ERP en mode hébergé est grandissante et constitue une lame de fond dans tous les secteurs d’activités et pour toutes les tailles d’organisation : la croissance des ventes jusque 2021 devrait être trois fois supérieure aux ventes pour les ERP ‘on premise’ (mot à mot installé « sur place »).

SaaS, Cloud ou Full web ?

Vous avez certainement entendu parler de tous ces termes, mais savez-vous vraiment ce qu’ils veulent dire ? Bien souvent ils sont utilisés indifféremment, à tort.

• Le cloud désigne uniquement le fait d’externaliser tout ou partie de ses moyens informatiques dans un centre d’hébergement auquel on accède par une connexion internet mais pas forcément depuis un navigateur.
• Le SaaS (software as a Service) fait référence au modèle tarifaire proposé pour accéder au logiciel hébergé dans le cloud. Le modèle tarifaire est bien souvent basé sur l’usage.
• Le full web est un terme désignant tout logiciel accessible par une connexion internet depuis n’importe quel navigateur web. aimaira propose une solution SaaS, dans le cloud et full web.

Les ERP nouvelle génération comme aimaira proposent d’accéder à toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer une école au travers d’un simple navigateur web dans un cloud privé totalement sécurisé sans avoir besoin d’installer de logiciel, ni de gérer les aspects techniques que sont l’infrastructure et la base de données. Ce nouveau modèle technologique et financier s’oppose au traditionnel « on premise » consistant à acheter une licence pour chaque utilisateur et à l’installer sur ses propres serveurs que l’on administre.

Pourquoi choisir un ERP dans le cloud plutôt qu’un ERP traditionnel ? Les raisons sont multiples et bien au-delà de ce que l’on imagine.

Raison 1 : Un coût moins élevé

Dans son étude datant de 2014, MintJutras (**) a posé cette question toute simple à un panel d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs : qu’est-ce qui vous pousse à choisir un ERP nouvelle génération ? Plus de 50% des répondants invoquent un coût plus bas… Et c’est en effet le cas. Pour calculer le coût réel d’un projet de déploiement d’un ERP, on calcule le TCO (Total Cost of Ownership), c’est le coût total de possession que l’on calcule sur plusieurs années (en général 4 ans). Avec l’avènement du SaaS, calculer son TCO est devenu de plus en plus complexe car il faut veiller à calculer le coût total du projet et non pas uniquement les licences. De plus, il faut évaluer les coûts lors des 3 phases clés que sont la sélection, le déploiement et l’exploitation.

Voici des exemples de coûts à ne pas omettre pour réaliser une comparaison détaillée :

• Le coût des serveurs, des logiciels de base de données, de sauvegarde, etc… ainsi que le coût de leur maintenance dans le temps
• Les charges induites par la ou les personnes en charge de la mise en place de l’infrastructure, des BDD et leur administration. Notamment le temps nécessaire à la préparation et l’installation des mises à jour en interne
• Le coût de la garantie de services, des systèmes de sauvegarde, des contrats de mise à disposition de matériel en cas de sinistre, etc

Toutes ces fonctions sont couvertes directement par l’éditeur d’ERP.

De plus, en choisissant de payer un abonnement, cela préserve votre capacité d’investissement. Vos dépenses informatiques typiquement comptabilisées en dépenses d’investissements (« CAPEX » – Capital Expenditure) évoluent vers des dépenses d’exploitation (« OPEX » – Operating Expenditure).

Pour en savoir plus on vous invite à télécharger notre guide sur le calcul du ROI de votre projet.

Raison 2 : Une diminution des risques

Changer ou installer un nouvel ERP est, de fait, un projet structurant, ce qui n’est pas surprenant car l’ERP aide à formaliser vos process et à les harmoniser. De la candidature à l’inscription, vos équipes partagent le même mode opératoire quel que soient les programmes, les campus ou les marques. Vos données sont centralisées au sein d’un même applicatif permettant à chaque école de bâtir un modèle pérenne de collecte et de mise en valeur des données. Il est donc tout à fait normal que chaque école tente de minimiser les risques inhérents à tout changement. Là encore l’ERP nouvelle génération permet de significativement diminuer les risques sur 3 plans :

Un déploiement plus rapide :

Le rythme est un élément essentiel dans la réussite de vos projets et les projets d’ERP n’y coupent pas. Pour garantir un rythme soutenu, les écoles doivent se doter d’équipes projets réduites et ayant la confiance de la Direction. L’enjeu est de maintenir une communication fluide avec le prestataire. Les ERP nouvelle génération permettent une réduction des temps d’implémentation de l’ordre de 20%. Par exemple, chez aimaira, un environnement de préproduction est déployé en moins de 48h permettant ainsi aux écoles de maquetter très rapidement leurs process. S’il faut se tromper autant se tromper rapidement pour pouvoir rectifier le plus vite possible. C’est le « test and learn » bien connu des américains.

L’ESSEC a appliqué à merveille cette méthodologie et en a largement bénéficié. Vous pouvez télécharger notre cas d’usage co-rédigé avec l’ESSEC.

Un investissement préservé :

Outre le fait que l’abonnement permet une plus grande souplesse côté client pour changer de prestataire, le vrai gain financier réside ailleurs. En effet, bien souvent les écoles, pour des raisons variées, ne réalisent pas des montées de version. Les conséquences sont nombreuses : ERP ne couvrant plus les besoins (et notamment les changements réglementaires comme SISE) ou des équipes contournant les usages en saisissant des données dans Excel ou ailleurs. Les éditeurs d’ERP SaaS comme aimaira prennent ces montées de version à leur charge. Ainsi non seulement votre ERP bénéficie de nouvelles fonctionnalités mais également d’une ouverture plus grande vers tout votre écosystème. La charge de la montée de version existe mais est portée par votre éditeur ce qui préserve votre investissement dans le temps.

Un système plus sécurisé :

Mettre toutes ses données métier dans le cloud est une décision à prendre au sérieux. Tout le monde doit se poser des questions concernant la sécurisation de ses données, que vous choisissiez un ERP standard ou dans le cloud.

Or un ERP dans le cloud comme aimaira propose une plateforme plus robuste grâce à une mutualisation des ressources techniques et à la puissance de Microsoft Azure : plus de 99.9% de disponibilités sont garanties contractuellement. De plus, la grande évolutivité de votre plateforme permet de faire face à des pics de trafic ou à l’arrivée de nouveaux collaborateurs très simplement, sans nécessité de nouveaux investissements. La qualité de service (le SLA pour « Service Level Agreement) est supérieure à ce que vous obtiendriez en interne : sauvegardes automatisées, redondance du stockage, rétablissement des pannes, application des mises à jour, garanties de sécurité… Tous ces points sont pris en charge par votre prestataire vous laissant plus de temps et de ressources sur le cœur de votre métier.

Raison 3 : Toujours plus de fonctionnalités

Les avantages sont également nombreux en termes de services rendus :

Mobilité, collaboratif :

L’ERP dans le cloud accompagne les nouveaux usages demandés par vos collaborateurs : des solutions accessibles partout, n’importe quand et à partir de n’importe quel appareil. Le développement du télétravail et la volonté de pouvoir travailler lors de déplacements accélèrent l’introduction des ERP nouvelle génération. Ceci est également valable pour les écoles disposant de nombreux campus : vos équipes accèdent à leur outil métier sans nécessité d’investir ou d’interconnecter les sites.

Plus d’innovations :

Pour chaque mise à jour de versions, les éditeurs d’ERP traditionnels doivent maintenir l’ensemble des versions sur de multiples infrastructures. Les ressources sont donc aussi bien tournées vers l’innovation que vers l’assurance qu’elles vont tourner pour chaque version et chaque infrastructure. On comprend alors que le processus d’innovation s’en trouve ralenti. A l’inverse, le modèle full web dans le cloud permet une concentration des ressources sur l’innovation ce qui explique la plus grande fluidité. Chaque semaine une mise à jour s’opère chez aimaira. Ainsi chaque client dispose d’une version toujours à jour et avec de nouveaux blocs fonctionnels ciblés sur les besoins des écoles de l’enseignement supérieur. Par exemple, aimaira propose un bloc complet de gestion de la formation entreprise incluant la gestion de la formation par apprentissage. Avec la réforme de janvier (***), aimaira sera capable de proposer la facturation tripartite ainsi que l’impression en direct du CERFA FA13, du contrat d’apprentissage et du livret de l’apprenti. Autre exemple, les élèves peuvent accéder au contenu administratif provenant directement de leur ERP dans Microsoft Teams leur garantissant une expérience mobile et collaborative puissante.

Ces dernières innovations vous seront présentées lors du Microsoft Envision Paris The Tour qui aura lieu le 14/11. Venez nous voir !

Plus d’ouvertures :

Enfin, l’innovation est également synonyme d’une plus grande ouverture vers tout votre écosystème : l’exemple de la signature en ligne avec Docusign, du paiement en ligne avec Ogone, de connecteurs puissants avec les banques d’épreuves, les CRM comme Salesforce (permettant de remonter et de redescendre des infos dans la CRM) mais également Oscar Campus, sans parler des interfaces avec tous vos logiciels de comptabilité et de finance (CEGID, SAGE, EBP, etc.).

 

(*) IDC est un acteur majeur de la Recherche, du Conseil et de l’Évènementiel sur les marchés des Technologies de l’Information, et des Télécommunications.

(**) Source the pros and Cons of SaaS ERP edition 2014 MintJutras

(***) Réforme de la Formation Professionnelle 2018 et la loi « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel »

 

aimaira ERP full web dédié à l’enseignement supérieur

aimaira est éditeur français et intégrateur d’une solution ERP full web dédié à l’enseignement supérieur. Nous existons depuis 4 ans et notre équipe de 20 personnes est issue du monde de l’enseignement supérieur. Nous participons à Microsoft Envision | The Tour Paris le 14 novembre. aimaira, partenaire privilégié de Microsoft avec le programme Co-Sell ready, se réjouit de participer à cette journée sur la transformation digitale, ses enjeux humains, métiers, business et technologiques. Venez découvrir des parcours immersifs spécial ‘éducation’ vous présentant les dernières innovations numériques dans votre domaine. Inscription gratuite en suivant ce lien.

aimaira présente de belles références : retrouvez nos témoignages clients.

Cet article vous est proposé par aimaira, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus ou obtenir une démonstration personnalisée de nos solutions.