Chroniques Tech

Ecoles, et si vous en demandiez plus à votre informatique ?

Le numérique : un bouleversement sociétal

Bien plus qu’une transformation numérique, nous assistons à un bouleversement sociétal et vous écoles êtes directement impactées à plus d’un titre. En effet, ce bouleversement entraine un nouveau rapport au temps, à l’espace et à l’organisation des apprentissages au 21e siècle.

  • Un nouveau rapport au temps car l’instantanéité prime : l’enjeu de votre école est de permettre une communication fluide au sein de tout son écosystème. Chaque partie prenante (candidats, futurs étudiants, étudiants, parents, enseignants, entreprises) doit pouvoir accéder à son espace d’information en temps réel et doit pouvoir interagir avec vous établissement d’enseignement supérieur simplement.
  • Un nouveau rapport à l’espace parce que votre écosystème se trouve potentiellement partout dans le monde. L’internationalisation croissante du marché de l’enseignement supérieur oblige les écoles à dématérialiser tous leurs process : les process de candidature, d’inscription et de paiement, …
  • Un nouveau rapport aux apprentissages: L’arrivée des « millenials » oblige les écoles à repenser les parcours des étudiants, qui demandent toujours plus de personnalisation. Les étudiants plébiscitent le parcours à la carte avec pour certains une année de césure ou à l’étranger, pour d’autres le choix de l’apprentissage, et enfin, pour tous, la possibilité de choisir des spécialisations. La finalité pour l’école reste la même : accompagner chaque étudiant à construire son parcours personnalisé pour lui permettre de réussir sa vie professionnelle et devenir un citoyen engagé dans la société.

Tous ces bouleversements ont été rendus possibles grâce aux avancées technologiques comme le smartphone, le cloud computing mais également les infrastructures télécom et grâce à la baisse des coûts d’acquisition associés

Les écoles face à ce changement

Les écoles font face à une concurrence accrue avec une mondialisation du marché de l’éducation, à une complexification de leurs métiers, et doivent néanmoins continuer à se développer. Elles sont à la recherche de solutions pour :

  • Améliorer l’expérience utilisateur de leurs étudiants et de tout leur écosystème (enseignants, tuteurs d’entreprise, parents, évaluateurs, etc.)
  • Optimiser les différents processus clés (processus de candidature, de sélection, d’admission, d’inscription et les finances, processus de la pédagogie, de l’académie, etc.)
  • Accélérer et professionnaliser la prise de décision grâce à la centralisation de l’ensemble des données, mises à jour en temps réel et accessibles à tous.

Le tout dans un cadre budgétaire contraint !

C’est précisément le rôle d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée). Les solutions ERP ont vu le jour dans les années 60 avec l’idée d’intégrer l’ensemble des informations clés d’une entreprise dans une seule et même base de données. Ainsi, une fois qu’une donnée est saisie à un endroit, elle est automatiquement partagée avec les autres, ce qui permet de réduire considérablement le nombre de saisies, et donc d’erreurs, et de partager la même information par tous.

Les ERP devraient donc jouer un rôle central dans la transformation digitale des écoles. Or force est de constater que cela n’est pas souvent le cas.

Votre ERP contribue-t-il à votre transformation ?

Plus du tiers des ERP ont été déployés dans les années 2000-2010, il y a donc près de 20 ans. Or, tout le monde convient que la technologie a énormément évolué en 20 ans : AirBnB, Uber, Facebook n’existaient pas encore ! Les ERP étaient conçus comme des blocs monolithiques fermés ; ce qui était acceptable alors, ne l’est plus dans un monde toujours plus ouvert, un monde de collaboration et de partage.

En effet, un ERP développé sur l’ancien mode client / serveur fait l’objet de développements spécifiques rendant les montées de version quasi impossibles. Les écoles se retrouvent alors avec un bloc fonctionnel complètement figé. Les répercussions sont multiples :

  • Côté informatique: Pour répondre aux attentes grandissantes des utilisateurs, les DSI ont dû connecter leur ancien ERP avec des applicatifs plus récents ; or la technologie rend ces connexions complexes à maintenir (problème d’unicité de la donnée, de connecteurs instables, etc.) empêchant les équipes de se dégager du temps pour penser les projets futurs.
  • Côté métier: les process évoluant rapidement, les utilisateurs de l’ERP sont obligés de finaliser leurs opérations dans Excel ou dans d’autres applicatifs. Des stratégies de contournement faisant non seulement perdre du temps aux équipes mais également provoquant une perte de données pour les écoles.
  • Côté direction: la donnée, l’ « or noir » de l’école, se retrouve éparpillée rendant compliqué d’en tirer profit. Outre la nécessaire enquête SISE, bête noire de toutes les écoles, les ERP doivent être en mesure d’offrir une vision instantanée de l’état d’avancement de tous les process.

 

Comment choisir son ERP et ainsi favoriser sa transformation ?

Choisir son ERP est un choix structurant. Pour aimaira, 3 éléments essentiels doivent cohabiter :

  1. La bonne solution: la couverture fonctionnelle, l’assurance que les spécificités des écoles soient prises en compte sont essentielles. Choisir un ERP vertical dédié à l’enseignement supérieur est le gage sur la durée d’avoir la bonne solution.
  2. La bonne technologie: le full web est aujourd’hui la technologie du futur. Disposer d’un ERP ouvert sur votre écosystème, flexible avec l’ouverture en 24 h d’un environnement de travail complet, toujours à jour grâce aux montées de version hebdomadaires est assurément un choix tourné vers le futur.
  3. Les bonnes personnes: Le déploiement de projets informatiques structurants comme les ERP restent des projets de transformation humaine. La rencontre de l’informatique et du métier est un élément central : parler le même vocabulaire, se comprendre sans rédiger des cahiers des charges trop longs, est un facteur clé de succès de votre projet.

Aujourd’hui faire le choix d’une solution ne présentant pas ces 3 piliers accroit vos chances de passer à côté d’une nécessaire transformation digitale. Il est vrai que choisir un éditeur ayant une base de clients très fournie, des équipes projet bien rôdées et une roadmap produit rassurante, est tentant même si sa technologie est vieillissante. Mais cela retardera immanquablement votre véritable transformation.

 


aimaira ERP full web dédié à l’enseignement supérieur

aimaira est éditeur français et intégrateur d’une solution ERP full web dédié à l’enseignement supérieur. Nous existons depuis 4 ans et notre équipe de 20 personnes est issue du monde de l’enseignement supérieur. Nous participons à Microsoft Envision | The Tour Paris le 14 novembre. aimaira, partenaire privilégié de Microsoft avec le programme Co-Sell ready, se réjouit de participer à cette journée sur la transformation digitale, ses enjeux humains, métiers, business et technologiques. Venez découvrir des parcours immersifs spécial ‘éducation’ vous présentant les dernières innovations numériques dans votre domaine.

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