Il faut mutualiser ! Ce message, l’Agence de mutualisation des universités (Amue) le porte depuis 1992 et son directeur, Stéphane Athanase, est là pour le répéter : à l’heure où les universités sont autonomes elles ont plus que jamais besoin d’outils informatiques performants que son agence est à même de leur proposer. Entretien.

Olivier Rollot (@O_Rollot): L’Agence de mutualisation des universités a un peu plus de 20 ans mais est une inconnue du grand public. Pouvez-vous nous dire en quelques phrases quelles sont vos grandes missions ?

Stéphane Athanase : Notre mission est de concevoir les différents systèmes d’information – finances, ressources humaines ou encore scolarité/vie étudiante, recherche – des universités en mutualisant les coûts. Mais nous ne sommes pas pour autant une société de services informatiques : nous confions jusqu’à présent la réalisation à des éditeurs et intégrateurs privés. Nous travaillons également à la conduite du changement et avons mis en place de nombreuses formations : on ne peut pas proposer des systèmes d’information sans les solutions d’accompagnement qui vont avec et sans former les personnels. C’est là que réside une plus-value de l’Amue. Notre chiffre d’affaires se fait à 80% dans les logiciels aujourd’hui mais le développement des solutions d’accompagnement et des formations font partie de nos priorités.

O. R : L’Amue compte combien de salariés, pour quel chiffre d’affaires ?

S. A : Nous sommes en tout 150, 110 à Montpellier et 40 à Paris. Cet effectif comprend notamment des consultants SI pour développer nos solutions logicielles en étroite relation entre les adhérents de l’agence et les éditeurs/intégrateurs mais également des experts des différents métiers (RH, finances,.), des spécialistes de la formation, de la conduite du changement. Notre budget est d’une trentaine de millions d’euros, financé pour un tiers par l’État, par la vente de nos produits et services ainsi que par les cotisations de nos 174 adhérents, c’est-à-dire toutes les universités françaises mais aussi des  écoles, grands établissements et des organismes de recherche. Statutairement, c’est d’ailleurs le président de la Conférence des présidents d’université (CPU) qui préside l’Amue, en l’occurrence Jean-Loup Salzmann. Notre rôle est de trouver les réponses les plus adaptées aux objectifs de l’État et ceux des universités.

O. R : Vous êtes un prestataire de services évident pour les universités mais dont les services ne sont pas obligatoires pour autant. Comment travaillez-vous ?

S. A : Même si elle est adhérente, une université n’est jamais obligée de passer par les services de l’Amue : cela nous oblige à être plus performants. Les universités sont autonomes et peuvent choisir entre plusieurs solutions ou développer elles-mêmes certains logiciels si elles ne les trouvent pas chez nous. Épaulés par la CPU et le ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche nous devons convaincre nos adhérents du bénéfice qu’ils tireront de la mutualisation en choisissant des produits répondant à leurs besoins issus de la mise en œuvre de ce principe.

O. R : Ces dernières années on a parfois constaté que les universités manquaient d’indicateurs fiables sur leurs finances. Est-ce qu’aujourd’hui vous leur proposez les logiciels dont elles ont besoin ?

S. A : Tout le monde dispose aujourd’hui d’outils plus ou moins élaborés, qui sont nécessaires mais cela ne fait pas tout.

Tout d’abord, il faut avoir à l’esprit, en matière financière, que le budget des universités est constitué à 80% par la masse salariale et que les données relatives à ces dépenses sont consolidées par les services de l’Etat (les directions régionales des finances publiques) via la paye à façon et par les universités. Ces informations sont fiables.

Ensuite, à chacune de nos solutions logicielles est associé un environnement permettant d’extraire des données utiles au pilotage et à la construction d’indicateurs. Il faut avoir les compétences, au cas précis financières, nécessaires pour utiliser ces données. Notre idée, en matière de pilotage, est donc d’abord de valoriser les actions et dispositifs mis en place par les universités, certaines d’entre elles étant très performantes en la matière, pour les mutualiser.

O. R : Justement comment l’autonomie a transformé la gestion des universités ces six dernières années ?

S. A : Avant les « compétences élargies » données aux universités, leur budget n’incluait pas la masse salariale. D’un seul coup il a été multiplié dans des proportions considérables et cela leur a posé un nombre important de nouvelles questions en termes d’organisation, de prise de décision et de ressources. D’autant que les universités ont souvent le sentiment de devoir supporter en la matière des décisions qui leur échappent. De ce point de vue le débat entre l’Etat et les universités est nourri.

Pour les accompagner,  nous créons justement  un produit de « pilotage de la masse salariale » qui sera prêt pour la prochaine rentrée.

O. R : À l’heure de l’autonomie des universités n’y a-t-il pas quelque chose d’étonnant pour elles à travailler avec un opérateur centralisé ?

S. A : La modernisation de l’université passe aussi par celle de son système d’information. A titre d’illustration, améliorer l’interopérabilité des briques logicielles des établissements, faire en sorte, par exemple, que des informations relatives à un étudiant en doctorat soient homogènes entre le  logiciel qui gère les scolarités et celui qui gère les ressources humaines, c’est aussi permettre de rendre un meilleur service aux acteurs de la communauté universitaire.

La logique de l’autonomie n’est pas antinomique avec celle d’une mutualisation qui montre son efficacité quand toute solution développée dans un autre cadre coûterait bien plus cher. Les établissements défendent des spécificités et c’est légitime. Pour de nombreux domaines, les besoins sont très proches et nous devons les faire converger, autant que possible. Les spécificités affichées au départ peuvent être analysées dans ce cadre.

Ce n’est pas parce que les universités sont autonomes que les organismes de mutualisation n’ont plus de rôle à jouer.

O. R : Mais comment convaincre les universités de vous suivre dans vos préconisations ?

S. A : Chaque établissement est géré différemment : si on veut absolument répondre point par point à tout le monde, les coûts de développement des logiciels deviennent trop importants, les cahiers des charges trop compliqués et trop chers à réaliser. Il faut donc être en capacité de réguler cette demande.

Nous ne sommes pas une agence « hors sol » : nous sommes avec les établissements qui doivent adhérer à nos projets et en conséquence s’investir plus nombreux dans la construction de leurs systèmes d’information et être très présents dans des phases de construction que nous voulons réaliser sur un mode de plus en plus collaboratif. Ce travail de conviction est primordial. Il est valable pour l’ensemble des actions que l’agence porte (formations,.)

O. R : Universités et grandes écoles vont commencer à entrer dans des communautés d’universités et d’établissements (Comue) à la rentrée 2014. Qu’est-ce que cela va changer dans leur gestion et comment vous y préparez-vous ?

S. A : La question des systèmes d’information doit être prise en compte dès le début de la réflexion sur le regroupement (comue, association, fusion). C’est ce que nous ont dit les différents intervenants lors de notre conférence sur les regroupements territoriaux qui s’est tenue le 28 mai dernier.

Dans ce cadre nous préparons pour début 2015 un logiciel (SINAPS) qui permettra de faire communiquer les unes avec les autres les différentes briques logicielles des systèmes d’information. Dans le cadre des fusions, nous avons déjà proposé des solutions à nos adhérents pour faciliter leurs rapprochements. Nous travaillons également à des mesures d’accompagnement et de formation qui seront formalisés à cette rentrée notamment à l’occasion de conférences et d’ateliers.