Espaces collaboratifs, de créativité, learning labs, learning centers, bulles individuelles et collectives, fablabs… sous l’impulsion du numérique, l’environnement de travail évolue !

Il n’est plus -ou plus seulement question de salles de cours, de salles de réunions et d’amphithéâtre.
L’ espace, si précieux, doit rendre de nouveaux services, tout en étant optimisé.

Pour rendre concrets ces nouveaux espaces : des équipements numériques, des solutions logicielles et des solutions d’agencement.

Comment aborder ces nouveaux équipements ? Pour quoi faire ? Quels pièges éviter ?

Découvrez l’éclairage de Bruno Sicot, Digital Innovation & Products Business Unit manager

Comment aborder la question des équipements numériques dans la transformation d’un campus ?

Les équipements ont leur rôle à jouer dans la transformation digitale et ce, à 3 titres : les espaces du campus, les usages des occupants, et leur parcours de vie quotidien ou occasionnel.

Les espaces sont très facilement identifiables : formation, co-working, bien-être, communication, « facilités »…, ils nécessitent des équipements distincts en fonction de l’usage et en fonction des contraintes du type d’espace, de sa capacité, de son volume, de sa luminosité…

Les usages : partager, collaborer, interagir, communiquer en interne, à l’externe pour n’en citer que quelques-uns ne nécessitent pas forcement tous les mêmes matériels & solutions software.

 

Les parcours (formateurs, occupants, visiteurs….). Parmi les plus classiques :

• Parcours amont : arriver au campus, en transport en commun, en voiture et trouver une place de parking,
• Parcours accueil : s’enregistrer, être mis en relation, avoir les bons accès aux moyens,
• Parcours « way finding » : s’orienter dans le campus, situer sa salle de formation, trouver un espace libre ou une personne,
• Parcours « room booking » : réserver une salle, un service, un espace, des moyens.

L’objectif de cette approche tridimensionnelle est de permettre d’établir une stratégie d’équipements et de solutions logicielles qui devra répondre aux besoins présents et futurs, et ce, pour l’ensemble des populations du campus, qu’il s’agisse d’apprenants, d’enseignants, de vacataires, visiteurs ou personnels administratifs.

S’ajoutent à ces 3 dimensions, le bien-être (ou confort) et l’expérience de l’utilisateur.

Les conforts visuel et sonore, essentiels car leur non qualité impacte directement l’apprentissage.
Le confort ergonomique (meubles, claviers..) pour limiter la fatigue.
Le confort fonctionnel pour une activation des équipements quels qu’ils soient, par n’importe
qui et quel que soit son équipement, poste de travail et/ou smartphone.

Disposer d’un casier connecté permettant de déposer ses affaires personnelles ou d’une « vending machine » permettant d’emprunter ou d’acheter un câble, en cas de besoin, contribuent également au confort et à la diminution du stress de tout à chacun.

Prenons l’exemple d’un cas complexe. Comment s’y prendre ?

Dans les cas les plus complexes, comme les amphithéâtres, plusieurs technologies dont celles relevant de l’audio-visuel doivent être combinées. Il s’agit alors, par exemple, de piloter simultanément le son, la lumière et plusieurs équipements, des écrans, des projecteurs, des tableaux blancs interactifs et de visio & vidéo-conférence. Elles doivent être personnalisables par chaque professeur en fonction de ses pratiques pédagogiques, ne nécessiter que 5 minutes de formation et être activables au « click » en 1 minute !

Pour bien s’y prendre, il convient de bien scénariser les parcours d’usage attendus en y impliquant les utilisateurs finaux, d’identifier les quelques solutions permettant de répondre aux besoins exprimés et de les tester au travers d’ateliers utilisateurs dont l’objectif est également de valider les scenarii.

Comment anticiper l’évolution des usages et s’assurer de l’efficacité des solutions ?

Les solutions ne sont pas figées : elles évoluent rapidement. Le meilleur conseil qui puisse être donné est de s’en remettre à un partenaire indépendant des constructeurs et éditeurs, à même :

• d’apporter un conseil éclairé et neutre en phase amont d’un projet d’équipement,
• de soumettre quand c’est possible différentes stratégies,
• de proposer des offres « as a service » pour profiter en permanence des dernières technologies en vigueur, tout en maîtrisant son budget. .

Les nouvelles technologies reposent de plus en plus sur des solutions logicielles qui simplifient l’intégration des différents équipements, incontournables pour la diffusion et la projection, et qui sont proposés aujourd’hui à de meilleurs prix que par le passé.

Quelles sont les tendances actuelles ?

Les espaces fonctionnels !

Ils font appel aux technologies et certaines solutions utilisées pour des espaces complexes (amphithéâtre, salle pilotable…) à combiner avec les nouvelles technologies de l’Internet des objets (IoT) ainsi que l’IA pour rendre activables des usages spécifiques dans un espace unique. Ainsi, une même salle peut devenir une salle de cours classique, un laboratoire de langues, une creativity room ou un espace collaboratif.

Et demain ? L’hologramme !

Quels enseignements tirer de l’évolution de la « workplace » dans le monde de l’entreprise ?

80% des entreprises sont agencées en Open Space. L’aménagement de leurs nouveaux espaces de travail prend une autre dimension où le bien-être est devenu l’un des principaux enjeux.

4 collaborateurs sur 10 passent leur temps de travail en réunion, les espaces de Co-Working doivent alors pouvoir répondre à une exigence en termes d’efficacité et de productivité. On parle de Smart meeting.

50% des espaces de travail individuels sont inoccupés ou très peu utilisés. Les nouveaux comportements des collaborateurs nous amènent donc à repenser l’environnement. On parle de Flex Office et d’optimisation de l’espace.

Comment y aller ?

La phase la plus cruciale est l’identification fine des usages en amont : ne pas hésiter à se faire assister à cette fin.

De cette première étape, doivent en sortir un compte-rendu, un plan, un budget et un jeu de plusieurs solutions possibles. Dans l’idéal, prendre le temps de la réalisation d’ateliers avec les utilisateurs en vue de valider les scenarii identifiés et de tester les quelques solutions retenues.

Ne pas oublier l’intégration et l’interopérabilité de la solution globale, ni la garantie et la maintenance. De la formation ? Oui, mais à noter que les solutions sont désormais plus simples d’usage et que les ateliers utilisateurs facilitent grandement leur adoption.

Le bon profil du partenaire pour commencer un projet d’équipements ?

Un partenaire indépendant des constructeurs et éditeurs, maîtrisant l’ensemble des technologies et leur intégration pour des solutions interopérables et évolutives.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la réflexion, n’hésitez pas à contacter les équipes d’HEADway et d’Econocom.

contact.chroniquetech@econocom.com

Rédacteurs : Sophie HIRAT et Gregor MACIAK.